Vad har ni för system/rutiner för att hantera arbetsordrar, registrering av tid/material samt för att fakturera detta?
Jag menar inte nödvändigtvis något flashigt digitalt system. Alla har ju någon form av rutin för detta, och hur bra system man än tycker att man har så kan det ju alltid förbättras. Tänkte att vi kunde dela med oss av tips osv.
Så här funkar det hos oss:
Något är dolt för gäster. Vänligen logga in eller registrera dig för att se det.
Jag vet att detta inte på något sätt är ett perfekt system. Jag borde ju så klart vara HELT digital! Men inte så lätt att byta ett inarbetat system. Det är åtminstone bättre än helt "analogt system" med papperstidsedlar som vi hade då jag började
Hur funkar det hos er? Är ni helt digitala med IPads i bilarna eller är det papper som gäller?
1. Arbetsordet på papper från skrivaren. oftast bara ett nummer och kanske ett namn/telefonnummer till beställaren. Doh!
2. Beställer grejor till firman eller till plats om det är större saker/antal. Övrigt tas hos grossister. Kopia sättar jag i pärmen och lämnar tillbaka material som inte behövs under arbetetsgång. Brukar hålla på de sista papprerna så man kan skriva returer så inte kontorer gör massa 'fel'. Kontoret får även in material i datorn.
3. Skriver oftast endast datum och tid och arbetsordernummer på en tidsedel och lämnar in. Sällan man skriver någon material åtgång mm här.
4. är väl förklarat en hel del i punkt 2.
5. Kontoret fakturerar löpande för det mesta och innan slutfakturan har skickats iväg så har man hunnit skriva av returer etc.
Är det löpande 7-16 så är det simpelt. Ibland skulle man nästan driva egen firma bäst.
Då jag är ensam företagare så försöker jag göra det så enkelt för mig som möjligt.
Iphone och Ipad är grymma vapen i min vardag.
1, lägger upp ett projekt i
timelog.com
och skriver in allt om beställaren.
2, Varje gång jag varit hos kunden registrerar jag tiden via timelog appen i iphonen och skriver en notering vad jag gjort.
3, De beställningar jag gör märker jag med samma namn som jag valt att döpa projektet till i timelog.
4, efter varje besök hos kunden skriver jag upp materialet i min ipad och gör även en skiss/anteckning över saker som ska kommas ihåg inför nästa besök (tex vilken färg som var fas med mera, kan ju ta nån vecka eller 2 innan man är tillbaka). tar sedan och skickar den till min mail för att ha en kopia sparad (prylar kan gå sönder) Tar även kort på installationen som kan komma till hjälp när det är gipsat och klart.
5, när arbetet sen är klart tar jag ut en rapport ur timelog och får då vad jag gjorde varje gång jag var där samt hur mycket tid det gått åt. Ser även då hur många gånger jag varit där och debiterar bilavgiften efter det.
Det som jag saknar och ska försöka få till är en onlinesida med egenkontrollen, så jag enklet kan göra den med paddan och sen få upp hemma i datorn. Finns även massa bra saker som paddan är bra till för er som är sugna på en.
EL-vis
har en app, eio har sin
ELIT-PRO
, större skärm än telefonen gör att det blir mer lättarbetat.
Last edit: 05 mar 2012 21:33 by Ronnie Lidström. Orsak: Fixade klickbara länkar
Noterar materielåtgång på papper. Sedan skriver vi in i Scrollan på kontorsdatorn varje kväll.
Förr körde vi med arbetsordrar från Scrollan, men gör inte det längre. Också provat att köra arbetsorder och orderegistrering via handdator till Scrollan (Linkan). Men tyckte det tog för mycket tid och var för bökigt.
Men detta var för 5-6år sedan. Kanske har systemet blivit bättre?
Kul att följa era sätt att hantera arbetsordrar. Det verkar finnas mycket elektronisk hjälp nu för tiden. När jag körde på service på 70 talet så fick man ordrar på små telefonblockslappar i storleken 30mm X 60mm.
Vi tävlade lite med vem som fick det största jobbet på en sådan lapp. Mitt rekord var en ombyggnad av ett storkök på en grundskola. Jobbet vara i c:a 3 månader och inkluderade ombyggnad av serviscentralen.
Har varit elnörd sedan 1973 på alla möjliga sätt .Just nu som servicetekniker på en förbindelse mellan Swe-Dk
Kör Entré från Hantverksdata.
Allt administrativt jobb jag gör ute på fältet i min servicebil lägger jag in en app som heter Hanyman (Har windows 6 mobile i telefon).
Är så jäkla skönt att slippa alla jäkla papper och pärmar i servicebilen. Samt att man slipper skriva tidsedlar och åka in till firman för att hämta och lämna papper. Då allt görs i telefonen. När jag är klar hos en kund lägger jag in material, tid, kunduppgifterna och fyller i egenkontrollen. Sen synkroniserar jag in all data till kontoret.
Tyvärr var introduktionen från Hantverksdata rejält dålig:( . Det mesta har jag lärt mig själv (Learning-by-doing).
Nu kör jag en gammal version av Handyman. Har provat den nya men det kräver nya telefoner som har windows7 och det är ingen billig investering. Men på sikt blir det det. Fattar inte varför de inte kan fixa en app till Android.
Kanske gör jag en YouTube video om intresse finns.
Vi har ett sånt där digitalt flashigt program sen 1 år tillbaka
Winserv
Det är framtaget för vår del av branschen och kan allt.
Dock har vi endast skrapat lite på ytan av vad det klarar av. Men det är ett program som företaget kan växa med och utnyttja mer och mer.
Det var viktigt för oss.
Visst det är lite bökigt nu i början när alla kunder skall läggas upp men ju fler kunder/anläggningar vi får desto mer kontroll har vi över dem.
I dagsläget har vi inte köpt in surfplattor då vi inte hittat några prisvärda med de specar vi behöver.
Så förtillfället skrivs de ut serviceordrar på alla inkommande jobb med fullständiga uppgifter om kund.
Efter avslutat arbete fyller jag i servicerapporten inkl material om det tagits från bilen alt bifogar kopia på packsedeln. Lägger sedan in all tid på min dator via vpn till företagets server ca 1 gång i veckan.
Tanken är inom snar framtid att det sköts via surfplatta ute hos kund.
Fluxio
Elbranschens mötesplats
